ЭПД — что это за документ?
ЭПД — это не один документ, а общее название для перевозочных документов в электронном виде: транспортной накладной, заказа (заявки), путевого листа, сопроводительной ведомости, экспедиторских документов. Бумажный бланк заменяется файлом установленного формата, который подписывают электронной подписью и передают через оператора ЭДО. С 1 сентября 2026 года по 140-ФЗ от 07.06.2025 это обязательная форма, а не альтернатива бумаге.
Какие документы входят в ЭПД?
Транспортная накладная (ЭТрН), заказ или заявка на перевозку, путевой лист, сопроводительная ведомость, договор фрахтования и экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. Точный перечень видов и форматы закрепляются подзаконными актами, поэтому на диагностике мы сверяем действующую редакцию под вашу схему перевозок: у торговой компании и у экспедитора набор документов разный.
Как работать с ЭТрН?
Порядок такой: грузоотправитель формирует накладную и подписывает её электронной подписью, перевозчик и водитель подписывают приём груза, грузополучатель — приёмку. Каждая подпись превращается в отдельный титул документа, и накладная считается оформленной, когда собраны все титулы. В 1С это выглядит как обычный документ: заполнили, нажали «подписать и отправить», статус меняется по мере ответов сторон.
Как заполнить ЭТрН?
Правильный ответ — не заполнять руками. Мы настраиваем автозаполнение из документов реализации и заказа: грузоотправитель, грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номенклатура, масса и места подтягиваются из базы. Логист заполняет только то, что известно в момент отгрузки — машину, водителя, время подачи. Так пропадает основная причина отказов по накладной: расхождение реквизитов с учётными данными.
Как водителю подписать ЭТрН?
С телефона, в мобильном приложении оператора ЭДО, электронной подписью водителя. Бумажный экземпляр в кабине не нужен. На практике всё упирается не в технологию, а в подготовку: у водителя должна быть выпущена подпись, установлено приложение и понятный порядок действий на погрузке и выгрузке. Мы готовим короткую инструкцию на одну страницу и проводим обучение — это часть работ, а не отдельная услуга.
Нужно ли перевозчику ЭТрН?
Да. Перевозчик — одна из сторон накладной и подписывает свой титул, без этого документ не собирается. Для перевозчика электронная накладная выгоднее прочих: она подтверждает факт оказанной услуги и закрывает вопрос с документальным подтверждением расходов и выручки. Ждать, пока подключатся заказчики, не стоит — титул перевозчика нужен в любой схеме.
Нужно ли ИП оформлять ЭТрН?
Да, обязанность не зависит от формы собственности: ИП с одной машиной оформляет накладную так же, как транспортная компания с сотней. Отличается только объём настройки — для ИП это обычно подключение к оператору, выпуск подписи и базовая связка с 1С, без сложных схем распределения прав. Разницу в объёме мы показываем на бесплатном брифе.
ГИС ЭПД — что это простыми словами?
Это государственная информационная система электронных перевозочных документов: общий реестр, куда операторы ЭДО передают сведения о накладных, заявках и путевых листах, чтобы контролирующие органы видели перевозку без остановки машины. Напрямую компания в ГИС ЭПД не работает — данные туда уходят через аккредитованного оператора. VANTEAM оператором ЭДО не является и в ГИС ЭПД не аккредитован: мы настраиваем ваш контур в 1С и обмен с выбранным оператором.
Как подключиться к ЭПД?
Три шага. Первый — выбрать аккредитованного оператора ЭДО и заключить с ним договор, тариф оплачивается напрямую оператору. Второй — выпустить электронные подписи для тех, кто подписывает: руководителя, логистов, водителей. Третий — настроить 1С: рабочее место ЭПД, обмен с оператором, автозаполнение из учётных документов, права доступа — и прогнать тестовый обмен с реальным контрагентом до первой боевой отгрузки. Третий шаг — наша часть работы.
Что будет, если с 1 сентября возить с бумажной накладной?
Главный риск не дорожный, а налоговый. Отдельного состава КоАП именно за бумагу вместо ЭТрН нет — он пока только в законопроекте, на дороге инспектор действует по ч. 2 ст. 12.3 КоАП: предупреждение или 500 ₽ водителю, для экспедиторов работает ст. 11.14.3. До 1 марта 2027 года действует переходный период, но он закрывает именно дорожную проверку. Налоговые последствия начинаются с 1 сентября 2026 года: ст. 252 НК требует документального подтверждения расходов, и перевозка, подтверждённая документом не той формы, — повод снять расходы и отказать в вычете НДС.
Успеем ли мы настроить ЭПД до 1 сентября?
Зависит от того, где вы сейчас. Если оператор уже выбран и подписи есть — базовый контур в 1С разворачивается за один спринт, две недели. Если начинать с нуля, включая договор с оператором и выпуск подписей для водителей, к 1 сентября реалистично успеть базовую схему, а тонкую настройку доделать в переходном периоде. На брифе говорим об этом прямо: обещать «за три дня под ключ» не будем.
