Заказ есть, но склад его не видит. Остаток в одном отчёте есть, в другом — нет. В работающей КА сначала стоит проверить раздел, права и смысл показателя. Здесь — карта рабочих задач, порядок проверки настроек и путь заказа до отгрузки: чтобы найти причину, прежде чем просить доработку.
Разбор для КА 2, с ориентиром на редакцию 2.5. В старой КА 1.1 интерфейс другой. Свою конфигурацию и релиз посмотрите в окне «О программе». Даже в одной редакции меню различается из-за включённых функций, прав и доработок.
Одна база для торговли, денег и учёта
КА объединяет продажи, закупки, склад, казначейство, кадровый и зарплатный учёт, бухгалтерию и учёт производства. Смысл общей базы — использовать связанные документы и справочники. Это не услуга «автоматизировать всё», а конкретная конфигурация со своим набором возможностей. Состав описан в официальном описании 1С:Комплексной автоматизации.
| Решение | Основная задача | Отличие от КА |
|---|---|---|
| УНФ | Продажи, услуги, небольшое производство и управленческий учёт малого бизнеса. | Более компактная система. Для бухгалтерского учёта организаций обычно используют обмен с «1С:Бухгалтерией». |
| УТ | Управление торговлей: закупки, продажи, запасы и расчёты. | Торговый контур; полноценную бухгалтерию и расчёт зарплаты обычно ведут в связанных программах. |
| КА | Оперативные документы, зарплата и регламентированный учёт в общей базе. | Есть учёт выпуска и затрат, но это не весь набор управления производством ERP. |
| ERP | Управление предприятием с более сложными производственными процессами. | В частности, детальное планирование производства с учётом загрузки рабочих центров. |
Это сравнение по задачам, а не рейтинг. Ориентиры: возможности УНФ, описание УТ и производственное планирование в ERP. Если процессы укладываются в КА, переход ради более «старшей» программы только добавит работы.
Где искать заказ, товар и деньги
Начинайте с действия, которое нужно выполнить. В «Продажах» ищут договорённость с покупателем и реализацию, в «Складе и доставке» — физическое движение товара. «Казначейство» отвечает за деньги. Настройки системы и справочники доступны через «НСИ и администрирование»; НСИ — нормативно-справочная информация.
Заказы. Привычный «заказ покупателя» в КА 2 называется «Заказ клиента». Ищите список заказов клиентов в «Продажах». Заказ поставщику — уже в «Закупках». В списке сначала снимите лишний отбор по ответственному, организации или состоянию: документ может просто не попадать в выборку.
Склад. Остатки и перемещения ищите в «Складе и доставке». При ордерной схеме финансовый документ и складская выдача разделены. Поэтому реализация может быть оформлена, а расходный ордер ещё не завершён. Это разные этапы, а не потерянная накладная.
Деньги и зарплата. Банк, касса и планирование платежей относятся к казначейству. Кадровые события ищите в «Кадрах», начисления — в «Зарплате». Если зарплату считают в отдельной ЗУП, уточните, какие данные приходят в КА при обмене: расчётные документы могут оставаться в ЗУП.
Команды вообще нет? Проверьте настройку навигации раздела, затем попросите администратора проверить включённую функциональность и профиль доступа. Скрытая команда и запрет доступа — разные причины. Выдавать полные права ради одного отчёта не нужно.
Как менять настройки в базе, где уже работают
Включать флажки наугад неудобно прежде всего коллегам: меняются доступные документы и правила заполнения. Сначала запишите, какой сценарий не проходит, сохраните текущие настройки и сделайте резервную копию. Проверку изменений проводите в тестовой копии с отключёнными внешними обменами.
- Функциональность. В «НСИ и администрировании» откройте настройки нужного направления. Например, использование заказов клиентов относится к настройкам продаж. Включайте только то, что требуется процессу: заказы, характеристики, серии или ордерную схему нельзя считать взаимозаменяемыми флажками. Расположение опций уточняйте по справке своего релиза.
- Учётная политика. Вместе с бухгалтером проверьте организацию, период действия политики и правила отражения операций. Отдельно проверьте настройки счетов и групп финансового учёта. Исправлять политику прошлых периодов ради исчезновения сообщения об ошибке — плохой способ: сначала выясните влияние на уже закрытые месяцы.
- Права. В настройках пользователей и прав доступа проверьте группу и профиль пользователя, ограничения по организациям и доступные действия. Проверяйте сценарий под ролью сотрудника: администратор может видеть документы, которые ему недоступны.
- Начальное заполнение. Сначала — организации, склады, единицы измерения, номенклатура, партнёры и контрагенты; затем остатки товаров, денег и расчётов на согласованную дату. В действующей базе проверьте уже введённые остатки, а не вводите их заново. После загрузки сверьте количество, стоимость и задолженность с источником.
Проверка результата — полный рабочий пример в копии: поступление, заказ, реализация, оплата и нужный отчёт. Одного успешно сохранённого документа мало. Как размещены настройки продаж, показывает описание опций КА на ИТС; это пример для указанного релиза, не универсальный путь меню.
Заказ ещё не означает отгрузку
Создайте «Заказ клиента», укажите клиента и контрагента, свою организацию, склад, товары, количество, дату отгрузки и условия оплаты. Если используете соглашения, проверьте подставленные условия. Не копируйте старый заказ без проверки склада и сроков.
Статус задаёт этап, состояние показывает факты
В типовом процессе встречаются статусы «На согласовании», «К выполнению» и «Закрыт». Первый означает, что условия ещё согласуются; второй — заказ передан в работу; последний — работа по заказу завершена. Доступный набор и переходы зависят от релиза и настроек согласования: смотрите справку поля в своей базе.
Состояние заказа программа рассчитывает по связанным данным: обеспечен ли товар, поступила ли оплата, выполнена ли отгрузка. Надпись об ожидании оплаты — не обязательно значение поля «Статус». Различие статусов и автоматически рассчитываемых состояний описано в документации 1С по продажам.
Перед выдачей товара проверьте свободный остаток именно на выбранном складе, вариант обеспечения строк и условия оплаты. Товар может числиться на складе, но быть зарезервирован под другой заказ. Ожидаемое поступление тоже ещё не остаток, который можно выдать.
Оформляйте реализацию с привязкой к заказу. При ордерной схеме проверьте расходный ордер и фактическую выдачу. После частичной отгрузки сверяйте оставшиеся строки; если клиент от них отказался, оформите отмену остатка по принятому порядку. Статус «Закрыт» не заменяет документы продажи и не погашает задолженность.
Что считается само, а что нужно внести
КА рассчитывает показатели по введённым документам и заданным правилам. Остатки появляются из поступлений и списаний, задолженность — из документов расчётов, себестоимость — из данных о запасах и затратах. Если поступление не зарегистрировали, программа не узнает о нём по тому, что коробки уже стоят на полке.
- Склад и расчёты: программа собирает движения и итоги. Люди проверяют фактическое количество, назначения платежей, аналитику расчётов и связи документов.
- Производство: КА умеет учитывать выпуск, материалы и затраты. Люди отражают реальный расход и результат работ. Не стоит принимать учёт выпуска за детальное расписание работы станков — состав возможностей приведён в описании производственного учёта КА.
- Зарплата: расчёт опирается на кадровые данные, начисления и учтённое время. Больничный, отсутствие или изменение условий оплаты должны попасть в систему; подробнее — функции кадрового и зарплатного учёта.
- Закрытие месяца: программа выполняет расчёты и распределения по настройкам. Бухгалтер устраняет ошибки, проверяет полноту затрат и результат. До закрытия себестоимость и прибыль могут быть предварительными.
Проведение оперативного документа и его отражение в регламентированном учёте — разные этапы. Если накладная есть, а проводок нет, проверьте состояние отражения, настройки счетов и сообщения об ошибках. Ручная проводка поверх неисправленной причины может дать дубль после повторной обработки.
Как получить ответ из отчёта
Штатные отчёты ищите в соответствующем рабочем разделе. Начните с вопроса: «сколько физически лежит», «сколько свободно», «кто должен» или «какова прибыль». Один отчёт не обязан отвечать на всё сразу.
- Товары: ведомости остатков и движений, доступность и резервы. Складской остаток и свободное количество — разные показатели.
- Продажи: выполнение заказов, продажи и валовая прибыль. Проверьте, анализируете ли вы заказы или состоявшиеся реализации.
- Деньги: отчёты по денежным средствам и расчётам с клиентами и поставщиками. Плановый платёж не равен фактическому поступлению.
- Бухгалтерия: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта и карточка счёта. Перечень и порядок отражения документов есть в описании регламентированного учёта КА.
Настроить свой вариант
Откройте настройки отчёта, задайте период, организацию и отбор. Затем выберите группировки: например, сначала склад, потом номенклатура. Оставьте нужные показатели и сортировку, сформируйте отчёт и сохраните отдельный вариант с понятным названием. Если расширенные настройки или сохранение недоступны, уточните права и возможности конкретного отчёта.
Цифры разошлись — с чего начать
- Уравняйте условия. Одинаковые период, организация, склад, валюта, единицы измерения и способ показа НДС. Уберите сохранённые отборы, которые могли остаться от прошлой задачи.
- Сравните смысл. Заказы не равны продажам, оплата не равна выручке, остаток не равен доступному товару. Управленческий и регламентированный отчёты могут использовать разные правила.
- Найдите первую разницу. Сузьте отбор до одного товара или контрагента и расшифруйте показатель до регистратора — документа, который дал движение. Проверьте его дату, проведение, склад, организацию и связь с заказом.
- Проверьте завершённость учёта. Есть ли неотражённые документы, ошибки обмена или незакрытый месяц? После документов задним числом расчёт может потребовать повторного выполнения. Для себестоимости ориентируйтесь на штатный порядок расчёта затрат.
Если коллега получает другую сумму при тех же настройках, сравните ещё и права: ограничения доступа могут скрывать часть данных. Для обращения в поддержку сохраните варианты обоих отчётов, период, отборы и ссылку на документ с расхождением. Это полезнее сообщения «у нас всё неправильно».
Короткие ответы на рабочие вопросы
Где найти заказ покупателя в КА?
Как настроить КА, если база уже работает?
Почему заказ оплачен, но не готов к отгрузке?
Как сверить расходящиеся отчёты?
Когда КА хватает — и когда пора искать дальше
Остаться на КА разумно, если типовые документы отражают ваши операции, а затруднение связано с настройками, правами или порядком работы. Отчёт с неудобной группировкой — повод сохранить новый вариант. Тормоза — повод проверить запрос, объём данных, фоновые задания и сервер, а не сразу покупать другую конфигурацию.
Если не хватает отдельного обмена, печатной формы или рабочего места, может помочь доработка 1С. Сначала проверьте, нет ли нужной функции в вашем релизе или штатной интеграции. Дополнение должно решать конкретную задачу и сохранять возможность обновления базы.
Когда бухгалтер каждый месяц вручную собирает расходы и исправляет одни и те же расхождения, предмет работы — автоматизация учёта в 1С: источники данных, правила отражения, контроль полноты. Смена программы сама по себе не заставит документы поступать вовремя.
Если проблема между сборкой заказа и выдачей товара, нужна автоматизация склада в 1С. Начните с проверки ордерной схемы, резервов и регистрации фактических движений. Потом решайте, достаточно ли возможностей КА и подключённого оборудования или требуется отдельная складская система.
ERP стоит рассматривать, когда требуется более сложная модель управления: например, детальное производственное расписание с загрузкой рабочих центров. До перехода покажите на своих заказах, материалах и операциях, что новый сценарий проходит. Если такого доказательства пока нет, оставаться на КА — вполне рабочее решение.