С 1 сентября 2026 года действует обязанность применять ЭПД по 140-ФЗ от 07.06.2025. Набор документов зависит от вида перевозки. До 1 марта 2027 года за бумажную форму при дорожной проверке ограничиваются устным замечанием. ФНС пояснила: бумажный носитель сам по себе не лишает права на вычет НДС и учёт расходов по прибыли. Оценивается совокупность документов по сделке. Ниже — разбор по ролям.
Что именно переходит в электронный вид
Закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 устанавливает перечень обязательных электронных документов. Путевой лист можно оформлять на бумаге; электронная форма обязательна только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции.
| Документ | С какой даты |
|---|---|
| Транспортная накладная (ЭТрН) | 01.09.2026 |
| Заказ и заявка на перевозку | 01.09.2026 |
| Путевой лист | Бумага допустима; исключение — алкогольная и спиртосодержащая продукция |
| Экспедиторские документы | 01.09.2026 |
| Железнодорожная и авиационная грузовые накладные | 01.09.2026 |
Электронные документы передаются в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора. Если путевой лист оформлен электронно, он также подлежит передаче в систему.
Перевозчик с собственным парком
Для вас переход означает договор с оператором, подписи по ролям и настроенный обмен в учётной системе. Водителю достаточно ПЭП или УНЭП при последующем подписании документа перевозчиком (УКЭП либо УНЭП).
На дороге до 1 марта 2027 года действует послабление: если инспектор при остановке обнаружит бумажный документ вместо электронного, он ограничится устным замечанием. Отдельного штрафа именно за неоформление ЭТрН в КоАП сейчас нет — норма существует в статусе законопроекта.
Послабление касается только дорожной проверки, а обязанность применять ЭПД действует с 1 сентября. Согласуйте с заказчиком порядок обмена, ответственных за подписание и действия при сбое. Затем проверьте весь маршрут документа на тестовом рейсе.
Заказчик перевозки и грузоотправитель
Ваша задача — подтвердить расходы на перевозку и сохранить документы по сделке.
ФНС пояснила: бумажный носитель сам по себе не лишает права на вычет НДС и учёт расходов по прибыли. Оценивается совокупность документов по сделке. Разовая ошибка или сбой обмена при наличии остальных подтверждений не означают автоматического отказа в учёте расходов.
Транспортная накладная не входит в обязательный перечень документов для вычета НДС: вычет держится на счёте-фактуре по ст. 169 и 172 НК РФ. Накладная может понадобиться при камеральной проверке для подтверждения реальности перевозки вместе с другими документами.
Ключевое: переходный период касается дорожной проверки. ФНС оценивает совокупность документов за период. Налоговый риск связан с систематической работой на бумаге в сочетании с другими признаками недобросовестности. При сбое сохраняйте подтверждения сделки и восстанавливайте электронный обмен.
Экспедитор
Для экспедиторов предусмотрены отдельные основания ответственности.
С 1 марта 2026 года действует статья 11.14.3 КоАП, и суммы там другого порядка: за работу вне реестра транспортно-экспедиционной деятельности — от 100 до 300 тысяч рублей на юрлицо, повторно до миллиона. За непредставление сведений о договорах считают уже долю от годовой выручки, но не меньше полумиллиона.
Мораторий на дорожный контроль эти составы не закрывает.
Индивидуальный предприниматель
Обязанность привязана к виду деятельности, а не к форме собственности. Коммерческая перевозка груза требует перевозочных документов независимо от того, ИП вы или юрлицо. Освобождения по размеру бизнеса в законе нет.
Когда бумага всё-таки допустима
Полностью безбумажным мир не становится. Бумажная форма остаётся возможной для отдельных случаев: специальные грузы, сделки с иностранными контрагентами, перевозки для личных нужд граждан, перемещение между филиалами одной компании, а также ситуации, когда связи физически нет. Точный перечень закрепляется подзаконными актами, и его стоит сверять на момент конкретной перевозки, а не полагаться на общее правило.
С чего начать подготовку
Порядок один и тот же для всех ролей:
- Выбрать аккредитованного оператора и заключить договор. Без него документы в ГИС ЭПД не попадут.
- Подготовить электронные подписи по ролям подписантов. Водителю достаточно ПЭП или УНЭП при последующем подписании документа перевозчиком (УКЭП либо УНЭП).
- Настроить рабочее место ЭПД в учётной системе так, чтобы накладная заполнялась из документа реализации, а не набивалась заново.
- Выдать водителям мобильное приложение — подписание идёт с их стороны, и это самая частая точка отказа при запуске.
- Прогнать тестовый обмен с реальным контрагентом в переходный период.
Последний пункт недооценивают чаще остальных. Электронная накладная — не односторонняя отправка: у неё несколько подписантов, и выясняется это обычно тогда, когда машина уже в рейсе.
Про сроки — без запугивания
Обязанность применять ЭПД уже действует. До 1 марта 2027 года при дорожной проверке за бумажную форму ограничиваются устным замечанием. Используйте этот период для настройки обмена и обучения команды.
Согласуйте с оператором и контрагентами сроки настройки и тестового обмена под вашу схему перевозок.