С 1 сентября 2026 года обязательны электронные транспортная накладная, заказ (заявка), экспедиторские документы, железнодорожная и авиационная грузовые накладные — по 140-ФЗ от 07.06.2025. Путевой лист можно оформлять на бумаге; электронная форма обязательна только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции. До 1 марта 2027 года за бумажную форму при дорожной проверке ограничиваются устным замечанием. Обязанность применять ЭПД уже действует.
Ниже разбираем по порядку: что именно отложили, какие нормы работают сейчас, что говорит Налоговый кодекс о подтверждении расходов и что настроить в 1С.
Что отложили, а что нет
В июне 2026 года объявлен переходный период: до 1 марта 2027 года при остановке транспортного средства инспектор, обнаружив бумажный документ вместо электронного, ограничивается устным замечанием. Строго говоря, это не мораторий на ответственность, а смягчение практики дорожного контроля.
Это касается только процедуры дорожного контроля. Обязанность оформлять перевозочные документы в электронном виде переходным периодом не отменяется.
| Что | С какой даты | Изменил ли мораторий |
|---|---|---|
| Обязанность оформлять ЭПД | 01.09.2026 | нет |
| Штраф при дорожной проверке | — | да, до 01.03.2027 устное замечание |
| Ответственность экспедиторов (ст. 11.14.3 КоАП) | 01.03.2026 | нет |
| Оценка совокупности документов по сделке | Независимо от перехода на ЭПД | нет |
Отдельного штрафа за бумагу вместо ЭТрН нет
Отдельного состава КоАП именно за неоформление электронной транспортной накладной не существует — норма находится в статусе законопроекта, суммы и сроки принятия не определены.
Действующие нормы:
- ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Отсутствие у водителя документов на перевозку: предупреждение или 500 ₽. Норма старая, к ЭТрН напрямую не привязана.
- ст. 11.14.3 КоАП РФ (ч. 3–10). Работает с 1 марта 2026 года и касается только экспедиторов: работа вне реестра ТЭД — 100–300 тыс. ₽ юрлицу, повторно 500 тыс. — 1 млн ₽; непредставление сведений о договорах — 0,1–0,3 % годовой выручки, но не менее 500 тыс. ₽. Перевозчиков с собственным парком эта статья не затрагивает, и мораторий её не закрывает.
Если вам называют миллионные штрафы «за бумажную накладную», это либо непроверенная информация, либо продажа страхом.
Как Налоговый кодекс относится к расходам и вычетам
Подтверждающие сделку документы нужны заказчику перевозки и грузоотправителю, когда они заявляют расходы и вычеты. Сама по себе форма накладной основанием для отказа в кодексе не названа.
Налог на прибыль, ст. 252 НК РФ. Кодекс требует, чтобы затраты были обоснованы и подтверждены документами, оформленными по законодательству. В том же пункте прямо допускается подтверждение «и (или) документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы». То есть расход подтверждает комплект по сделке — договор, счёт, акт, платёж, — а не одна накладная. Форма перевозочного документа самостоятельным основанием для отказа в кодексе не названа. Текст статьи — в Налоговом кодексе на сайте ФНС.
НДС, ст. 172 НК РФ. Вычеты «производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами». Транспортной накладной в этом перечне нет — на само право вычета её форма не влияет. Понадобиться при проверке она может как подтверждение того, что перевозка была.
Документы при проверке, ст. 126 НК РФ. Штраф 200 ₽ за документ — за непредставление документов по требованию налогового органа. К форме перевозочного документа он отношения не имеет. При сбое обмена сохраняйте остальные документы по сделке и восстанавливайте обмен с контрагентом.
Ключевое: переходный период касается дорожного контроля. В самом кодексе форма накладной не названа основанием для отказа в расходах или вычете — там речь о комплекте документов по сделке. Но обязанность применять ЭПД действует с 1 сентября, и системная работа на бумаге — это уже вопрос соблюдения закона, а не бухгалтерского спора. Проверьте комплект подтверждающих документов и порядок действий при сбое обмена.
Что настроить в 1С
Технически переход укладывается в пять шагов, и все они делаются внутри вашей учётной системы:
- Выбрать аккредитованного оператора ЭДО и заключить договор. Документы уходят в ГИС ЭПД через оператора, напрямую — нельзя.
- Подготовить электронные подписи по ролям подписантов. Водителю достаточно ПЭП или УНЭП при последующем подписании документа перевозчиком (УКЭП либо УНЭП).
- Настроить рабочее место ЭПД так, чтобы накладная заполнялась из документа реализации, а не набивалась заново.
- Выдать водителям мобильное приложение — подписание идёт с их стороны, и это самая частая точка отказа при запуске.
- Прогнать тестовый обмен с реальным контрагентом в переходный период.
Последний шаг недооценивают чаще всего. У электронной накладной несколько титулов и несколько подписантов; выясняется это обычно тогда, когда первый рейс уже уехал.
Про сроки — без запугивания
До 1 марта 2027 года действует переходный период для дорожных проверок. Используйте его для настройки обмена, обучения водителей и проверки подписания с контрагентами. Обязанность применять ЭПД уже действует.
Согласуйте сроки с оператором и подрядчиком под вашу схему перевозок, затем назначьте тестовый обмен.