Технически подключение ЭПД укладывается в пять шагов, и все они делаются внутри вашей учётной системы. Сложность не в них, а в порядке: два шага упираются во внешних людей, и если начать не с той стороны, запуск обмена может задержаться.
Шаг 1. Выбрать аккредитованного оператора и заключить договор
Документы не уходят в ГИС ЭПД напрямую. Между вами и государственной системой всегда стоит оператор, аккредитованный Минтрансом, и с ним нужен договор.
Это первый шаг именно потому, что он самый медленный: договор, счёт, оплата, заведение учётной записи. Пока его нет, остальные шаги повисают.
На что смотреть при выборе — тема отдельного разговора, но минимум: поддерживает ли оператор вашу конфигурацию 1С, и работают ли уже через него ваши основные контрагенты. Обмен с контрагентом на том же операторе проходит проще.
Шаг 2. Выпустить электронные подписи
Подписи подбирают по роли подписанта. Общее правило для юрлица или ИП — УКЭП. Отдельный порядок предусмотрен для водителей.
Водителю достаточно ПЭП или УНЭП при последующем подписании документа перевозчиком (УКЭП либо УНЭП). Согласуйте с оператором способ подписания и порядок его настройки. Требования к оформлению и срокам зависят от выбранного вида подписи.
Шаг 3. Настроить рабочее место ЭПД в 1С
Здесь начинается наша часть. Задача — не «включить обмен», а сделать так, чтобы накладная заполнялась из документа реализации, а не набивалась заново.
Что настраивается:
- рабочее место ЭПД и права доступа к нему;
- подстановка реквизитов из документов отгрузки;
- маршрут подписания: кто и в каком порядке ставит подпись;
- статусы документов, чтобы в базе было видно, где застрял обмен.
Если этот шаг сделать формально, вы получите электронный документооборот, в котором люди вручную перебивают данные из одного окна в другое. Формально закон соблюдён, по факту работы стало больше.
Шаг 4. Выдать водителям мобильное приложение
Водитель подписывает со своей стороны, и делает это с телефона. Значит нужны: установленное приложение, заведённая учётная запись, работающая подпись и — отдельным пунктом — понимание, что нажимать.
Последнее недооценивают. Человек, который двадцать лет расписывался ручкой, не обязан с первого раза разобраться в мобильном подписании на обочине. Полчаса обучения экономят недели разбирательств «почему документ висит неподписанным».
Шаг 5. Прогнать тестовый обмен с реальным контрагентом
Не с самим собой и не в песочнице, а с живым партнёром, с которым вы реально возите.
Электронная накладная — не односторонняя отправка. У неё несколько титулов и несколько подписантов: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Каждый должен подписать свою часть, и если у кого-то из них не настроено, документ повиснет.
Проверьте готовность всех подписантов на тестовом рейсе. Используйте переходный период до 1 марта 2027 года для настройки обмена и устранения ошибок.
Что мы берём на себя
Первые два шага — организационные, они за вами: договор с оператором и выпуск подписей мы за вас не подпишем. Шаги 3–5 — наша работа: настройка в 1С, связка с учётом, обучение логистов и водителей, сопровождение первых обменов.
Мы не оператор ЭДО и не аккредитованы в ГИС ЭПД — тариф оператора вы платите напрямую ему. Мы делаем так, чтобы внутри вашей 1С это работало без ручного перебивания данных.
Сколько времени это занимает
Общий срок зависит от состояния базы, выбранных видов подписей и готовности контрагентов. Согласуйте эти условия до назначения даты запуска.
Поэтому единственный честный совет про сроки: начинайте с первого и второго шага прямо сейчас, даже если настройка в 1С у вас ещё не запланирована. Их можно готовить параллельно с настройкой базы.